Hướng Dẫn Kiểm Tra Nội Dung Biên Bản Giao Nhận Hàng Hoá Trước Khi Ký
Trong quá trình vận hành và trao đổi hàng hóa hóa giữa doanh nghiệp hoặc giữa nhà cung cấp và khách hàng, biên bản nhận hàng hóa đóng vai trò trò chơi cực kỳ quan trọng. Đây không phải là tài liệu xác thực được nhận trong quá trình giao dịch – được nhận mà vẫn là bằng chứng pháp lý nếu có chấp nhận phát sinh sau này. Vì vậy, việc kiểm tra nội dung của biên bản trước khi ký là một bước không thể bỏ qua. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra và những lưu ý cần thiết để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Biên Bản Giao Nhận Hàng Hóa Là Gì?
Biên bản giao hàng nhận hóa là văn bản được lập ra nhằm xác thực quá trình giao hàng giữa bên bán (hoặc bên cung cấp) và bên mua (hoặc bên nhận hàng). Trong đó nêu rõ các thông tin như: tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, thời gian giao nhận, tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao dịch, thông tin hai bên ký kết,…Biên bản này thường được thiết lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản có chữ ký và đóng dấu (nếu có) đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm của mỗi bên.
Vì Sao Phải Kiểm Tra Nội Dung Trước Khi Ký Biên Bản Giao Nhận Hàng Hóa?
Việc kiểm tra kỹ năng trước khi ký biên bản giao thức nhận hàng là cần thiết để:
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin : Sai sót về số lượng, chủng loại, đơn vị tính chất có thể dẫn đến tổn hại về tài chính hoặc phát sinh tranh chấp.
- Bảo vệ quyền lợi của bên nhận : Nếu không kiểm tra kỹ năng, bên nhận có thể vô tình nhận đã nhận đủ hàng hoá trong khi thực tế lại thiếu hoặc hàng không đạt chất lượng.
- Làm bằng chứng pháp lý : Trong trường hợp có chấp nhận tranh chấp hoặc cần đối chiếu về sau, biên bản là căn cứ pháp lý quan trọng.
- Tránh gian nan : Việc kiểm tra kỹ lưỡng giúp hạn chế tình trạng làm thông tin hoặc thay đổi thông tin sau khi ký kết.
Các Mục Cần Kiểm Tra Kỹ Thuật Trong Biên Bản Giao Nhận Hàng Hoá
Khi nhận biên bản giao nhận nhận hàng hóa từ bên trong giao dịch, bạn nên kiểm tra kỹ các mục sau khi ký:
1. Thông Tin Chung
- Tên đầy đủ và chính xác của giao tiếp và bên nhận.
- Mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại (nếu cần).
- Ngày, giờ, địa chỉ nhận hàng.
2. Danh Mục Hàng Hóa
- Tên hàng hoá: cần trùng khớp với đơn hàng hoặc hợp đồng.
- Số lượng: phải đối chiếu với đơn hàng.
- Đơn vị tính: kg, cái, bộ,… cần thống nhất.
- Chất lượng: kiểm tra tình trạng hàng, đặc biệt với hàng dễ gãy, dễ hỏng.
- Ghi chú: nếu hàng bị hỏng, cần ghi rõ trong phần ghi chú.
3. Tình Trạng Hàng Hóa
- Nếu hàng hoá có dấu hiệu hư hỏng, bị trầy, thiếu tem nhãn,… cần được ghi rõ ràng.
- Có thể đính kèm theo hình ảnh minh họa (nếu biên bản dạng điện tử).
4. Chữ Ký Và Đóng Dấu
- Biên bản chỉ có hiệu lực khi có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
- Nếu được tổ chức, cần có dấu ấn công ty để tăng tính toán.
- Tránh trường hợp ký tự hoặc thiếu thông tin.
Một Số Lưu Ý Khi Lập Và Ký Biên Bản Giao Nhận Hàng Hoá
- Không có ký biên bản trước khi kiểm tra thực tế hàng hóa : Dù là hàng quen thuộc, cũng nên đối chiếu đầy đủ.
- Lưu giữ bản cẩn thận : Dù bản giấy hay bản scan, biên bản giao nhận hàng cần được lưu trữ ít nhất 6 tháng – 1 năm để có thể đối chiếu nếu có sự cố.
- Chỉ ký khi đã được đồng ý : Nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ ràng, cần phải xác định rõ trước khi ký tên.
- Sử dụng tiêu chuẩn biên bản mẫu : Mỗi doanh nghiệp nên có mẫu chuẩn để tránh thiếu thông tin hoặc nội dung không nhất quán.
Biên bản giao nhận hóa tuy chỉ là một bản văn ngắn gọn, nhưng lại mang lại giá trị pháp lý cao và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các bên liên quan. Việc kiểm tra kỹ năng biên soạn trước khi ký không thể chỉ hiện sự chuyên nghiệp mà còn là biện pháp bảo vệ chính mình. Hy vọng với những hướng dẫn trong bài viết này, bạn sẽ biết cách kiểm soát tốt hơn quy trình giao nhận hàng hóa, từ đó giảm thiểu rủi ro và tranh chấp không đáng có.
